Calculadora Coste Implementación Factura Electrónica Obligatoria

Factura electrónica = factura digital en formato estructurado (XML), con firma electrónica, equivalente legal a factura papel. Formato: Facturae 3.2 o UBL 2.1. Obligatoriedad: Ley 18/2022 (Crea y Crece) obliga factura electrónica TODAS operaciones entre empresas/autónomos (B2B) desde 2025. Excepción: particulares (B2C) pueden seguir recibiendo papel. Razones: (1) Lucha fraude fiscal (AEAT recibe facturas en tiempo real), (2) Digitalización economía, (3) Reducción costes empresas. Plazos: Grandes empresas julio 2024. Resto empresas/autónomos 2025 (fecha exacta pendiente Real Decreto).

Coste variable según tamaño: (1) Autónomo/microempresa: 0€ (AEAT gratuita) a 500€ inicial + 10-50€/mes SaaS. Total año 1: 500-1.000€. (2) Pequeña empresa: 1.000-2.000€ inicial + 50-100€/mes. Total año 1: 1.600-3.200€. (3) Mediana empresa: 3.000-10.000€ inicial + 150-500€/mes. Total año 1: 4.800-16.000€. Componentes: Software, implantación, integración ERP/contabilidad, formación personal, migración datos. Ahorro: 0.50-1€/factura (papel + tiempo). Empresa 200 facturas/mes ahorra ~2.400€/año (ROI 1-2 años). Consejo: Empieza solución básica (AEAT gratuita o SaaS económico), escala si creces.

AEAT ofrecerá plataforma gratuita factura electrónica para autónomos/pymes. Funciones: Emisión facturas electrónicas, recepción facturas proveedores, conservación 4 años, envío automático SII. Formato: Facturae 3.2 (estándar español). Limitaciones: (1) Sin integración ERP/contabilidad (manual), (2) Gestión clientes/proveedores básica, (3) Sin personalización facturas, (4) Depende disponibilidad AEAT. Cuándo usar: Autónomo <100 facturas/mes, facturación simple, sin ERP. Cuándo NO: Si tienes ERP, >200 facturas/mes, necesitas automatización, integración contabilidad. En ese caso, SaaS 50-100€/mes más eficiente.

Depende volumen facturación: (1) <50 facturas/mes: Integración opcional. Puedes exportar manual facturas a contabilidad (15-30 min/día). (2) 50-200 facturas/mes: Integración MUY recomendable. Ahorra 1-2 horas/día trabajo manual + reduce errores. Coste integración 300-1.000€ se amortiza rápido. (3) >200 facturas/mes: Integración IMPRESCINDIBLE. Sin integración = caos operativo. Ventajas integración: (1) Factura generada → contabilizada automáticamente, (2) Evitas doble entrada datos (factura + contabilidad), (3) Cuadres automáticos IVA, (4) Informes financieros tiempo real. Coste: 300€ (SaaS) a 4.000€ (ERP complejo). ROI típico 6-12 meses.

Sanciones AEAT: (1) Infracción leve: No emitir e-factura → multa 150-400€/factura (max 2% facturación anual). (2) Infracción grave: Sistemático incumplimiento → multa 1.000-6.000€. (3) Agravantes: Fraude detectado → multas mayores + recargos IVA/IRPF. Además: (1) Facturas papel B2B = NO deducibles (cliente no puede deducir IVA/gasto), (2) Pierdes clientes (exigen e-factura para deducir), (3) Inspecciones AEAT más frecuentes. Plazo adaptación: AEAT dará periodo transición 6-12 meses (avisos, no sanciones). Pero después plazo, incumplimiento = sanción automática. Consejo: Implementa YA (2025 cercano). Evita prisas última hora + sanciones.

B2B (empresa a empresa): NO después obligatoriedad. PDF email NO es factura electrónica válida (no es formato estructurado XML ni cumple requisitos). Debes enviar: (1) Factura electrónica (Facturae/UBL) vía plataforma certificada, (2) Opcionalmente, copia PDF informativa email (pero legal es XML). B2C (empresa a particular): SÍ, puedes seguir PDF email o papel (particulares exentos e-factura). Transición: Durante periodo adaptación, AEAT puede permitir dual (e-factura + PDF), pero objetivo es 100% e-factura B2B. Importante: Cliente empresa solo puede deducir IVA/gasto con e-factura válida. PDF = no deducible = cliente no acepta.

Criterios selección: (1) Volumen: <50 facturas → AEAT gratuita o SaaS básico 10€. 50-200 → SaaS profesional 50€. >200 → ERP integrado 150€+. (2) Integración: ¿Usas ERP/contabilidad? Verifica compatibilidad integración. (3) Formato: Debe soportar Facturae 3.2 + firma electrónica. (4) SII: Si facturación >6M€, debe enviar SII AEAT automático. (5) Funciones extra: Gestión clientes, recordatorios pago, informes, app móvil. (6) Soporte: Asistencia técnica, formación incluida. Recomendaciones: Autónomos: Holded, Quipu (15-30€/mes). Pymes: A3 (50€), Contasimple (40€). Medianas: Sage, SAP (150€+). Prueba: Usa periodo trial 15-30 días antes contratar.